คู่ค้าส่งไฟล์ PDF มาทางอีเมลแล้วบอกว่าเป็นใบกำกับภาษี ไฟล์นั้นอาจเป็นใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตัวจริง หรือเป็นแค่ภาพสแกนของใบกระดาษก็ได้ ความต่างนี้มีผลกับการใช้สิทธิภาษีซื้อและวิธีเก็บเอกสาร

e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร

คือระบบที่ให้ผู้ประกอบการจัดทำ ส่ง และเก็บใบกำกับภาษีและใบรับเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ตั้งแต่ 19 สิงหาคม 2565 หลักเกณฑ์อยู่ในกฎกระทรวง ฉบับที่ 384 (พ.ศ. 2565) ที่ออกตามมาตรา 3 โสฬส แห่งประมวลรัษฎากร และประกาศกรมสรรพากร เรื่อง การจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกำกับภาษี หรือใบรับ โดยใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ในการลงลายมือชื่อ ลงวันที่ 7 มิถุนายน 2566

สาระสำคัญของประกาศ

  • ต้องขอสิทธิก่อน ยื่นคำขอตามแบบ บ.อ.01 ผ่านระบบของกรมสรรพากร เมื่ออธิบดีประกาศรายชื่อแล้วจึงออกได้
  • เอกสารที่ทำได้ ใบกำกับภาษีเต็มรูป ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับตามมาตรา 105 ทวิ
  • ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ยังไม่หมดอายุขณะลงลายมือชื่อ และข้อมูลต้องเป็นไปตามรูปแบบที่ประกาศบนเว็บไซต์กรมสรรพากร
  • ส่งให้ผู้ซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ ถือเป็นการส่งมอบใบกำกับภาษีตามมาตรา 86 แล้ว
  • ส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป โดยอัปโหลดหรือเชื่อมระบบแบบ Host to Host ทำเองหรือมอบผู้ให้บริการจัดทำหรือนำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้
  • เลือกได้เป็นครั้งๆ จะออกเป็นอิเล็กทรอนิกส์หรือกระดาษก็ได้ เมื่อความรับผิดในการเสียภาษีเกิดขึ้น

e-Tax Invoice ต่างจากไฟล์ PDF ทั่วไปอย่างไร

ต่างกันที่การยืนยันตัวตนผู้ออกและการตรวจว่าไม่ถูกแก้ไข e-Tax Invoice มีลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือการประทับรับรองเวลาที่ตรวจได้ ส่วน PDF ทั่วไปไม่มี

เรื่องe-Tax Invoice & e-Receipte-Tax Invoice by Time StampPDF ทั่วไป
ยืนยันว่าไม่ถูกแก้ไขลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วยใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ประทับรับรองเวลาโดย สพธอ.ไม่มี
ต้องขอสิทธิกับกรมสรรพากรต้อง (แบบ บ.อ.01)ต้อง (แบบ ก.อ.01)ไม่ต้อง
รูปแบบไฟล์ตามรูปแบบที่กรมสรรพากรประกาศPDF/A-3 เท่านั้นอะไรก็ได้
ส่งให้ผู้ซื้ออย่างไรทางอิเล็กทรอนิกส์ตามที่ตกลงกันอีเมลถึงผู้ซื้อ สำเนาถึงระบบประทับเวลาอะไรก็ได้
ต้นฉบับคือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงลายมือชื่อไฟล์ที่ประทับเวลาแล้วถ้าสแกนจากกระดาษ ต้นฉบับคือใบกระดาษ

ถ้าผู้ขายออกใบกำกับภาษีเป็นกระดาษแล้วสแกนส่งมา ไฟล์นั้นเป็นแค่ภาพของต้นฉบับ ควรขอตัวจริงไว้ เพราะภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีที่เป็นสำเนาเป็นภาษีซื้อต้องห้ามตามประกาศอธิบดีฯ ฉบับที่ 42 (อ่านต่อที่ ภาษีซื้อต้องห้ามมีอะไรบ้าง) ส่วน PDF ที่ผู้ขายสร้างจากโปรแกรมแล้วส่งอีเมลมาโดยไม่ได้ผ่านทั้งสองระบบ ไม่เข้าหลักเกณฑ์ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ตามประกาศ ควรขอใบกระดาษหรือให้ออกผ่านระบบที่ถูกต้อง

e-Tax Invoice by Time Stamp (เดิมคือ by Email) ใช้อย่างไร

เป็นทางเลือกสำหรับผู้ประกอบการรายย่อยที่ยังไม่พร้อมทำระบบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ระเบียบ e-Tax Invoice by Email พ.ศ. 2560 สิ้นสภาพไปเมื่อกฎกระทรวง ฉบับที่ 384 มีผลใช้บังคับ ปัจจุบันใช้ประกาศกรมสรรพากร เรื่อง การจัดทำ ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกำกับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ซึ่งมีผลตั้งแต่ 1 มิถุนายน 2566 แทน

ขั้นตอนตามประกาศและคู่มือของกรมสรรพากร

  1. ยื่นคำขอแบบ ก.อ.01 ผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร เมื่อได้รับอนุมัติแล้วแจ้งที่อยู่อีเมลที่จะใช้ส่ง
  2. ทำใบกำกับภาษีเป็นไฟล์ PDF/A-3 หนึ่งใบต่อหนึ่งไฟล์ ขนาดไม่เกิน 3 MB และไม่ใส่รหัสผ่าน
  3. ส่งอีเมลหนึ่งฉบับต่อใบกำกับภาษีหนึ่งใบ ถึงผู้ซื้อ (ช่อง To ได้หนึ่งที่อยู่) และสำเนาถึง [email protected] ในคราวเดียวกัน
  4. ระบบประทับรับรองเวลาแล้วส่งไฟล์กลับให้ทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ ทั้งสองฝ่ายเก็บไฟล์และอีเมลนั้นไว้

หัวข้ออีเมลต้องเป็นรูปแบบที่กำหนด

เอกสารหัวข้ออีเมล
ใบกำกับภาษี[วันเดือนปีที่ออก][INV][เลขที่ใบกำกับภาษี]
ใบเพิ่มหนี้[วันเดือนปีที่ออก][DBN][เลขที่ใบเพิ่มหนี้][เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม]
ใบลดหนี้[วันเดือนปีที่ออก][CRN][เลขที่ใบลดหนี้][เลขที่ใบกำกับภาษีเดิม]
ยกเลิกและออกใบใหม่[วันเดือนปีที่ออกใบใหม่][INV][เลขที่ใบใหม่][เลขที่ใบเดิม]

ผู้มีสิทธิต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นบุคคลธรรมดา บริษัท หรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล และไม่มีประวัติออกหรือใช้ใบกำกับภาษีปลอม คู่มือระบุกลุ่มเป้าหมายว่าเป็นผู้ประกอบการรายย่อยที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี แต่คุณสมบัติผู้ยื่นคำขอในคู่มือฉบับเดียวกันไม่ได้เขียนเพดานรายได้ไว้ ควรตรวจเงื่อนไขล่าสุดบนเว็บไซต์กรมสรรพากรก่อนยื่น

ผู้ซื้อต้องเก็บ e-Tax Invoice อย่างไร

เก็บเป็นไฟล์ในรูปแบบที่ได้รับมา ทั้งสองประกาศกำหนดหลักเดียวกันสำหรับผู้ขายและผู้ซื้อ

  • ใช้วิธีที่เชื่อถือได้ในการรักษาความถูกต้องของข้อความ และเปิดแสดงภายหลังได้
  • เข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง
  • เก็บในรูปแบบที่สร้าง ส่ง หรือได้รับ หรือรูปแบบที่แสดงข้อความได้ถูกต้อง
  • เก็บข้อมูลต้นทาง ปลายทาง และวันเวลาที่ส่งหรือรับ (ถ้ามี) เช่น อีเมลที่แนบไฟล์มา

การพิมพ์ไฟล์ออกมาเย็บแฟ้มอย่างเดียวไม่พอ ต้องเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ด้วย ยกเว้นกรณีผู้ซื้อขอรับเป็นสิ่งพิมพ์ตั้งแต่แรก ซึ่งเก็บสิ่งพิมพ์นั้นได้เหมือนใบกระดาษ ระยะเวลาเก็บดูได้ที่ ต้องเก็บเอกสารบัญชีกี่ปี

ออก e-Tax Invoice ผิด ต้องแก้อย่างไร

ออกใบใหม่โดยไม่ต้องเรียกใบเดิมคืน ใบใหม่ต้องมีเลขที่ใหม่ ลงวันที่ที่ออกใบใหม่ และมีข้อความว่าเป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ ... ลงวันที่ ... พร้อมหมายเหตุการยกเลิกไว้ในรายงานภาษีของเดือนที่ออกใบใหม่ ถ้าแค่ผู้ซื้อทำไฟล์หาย ให้ส่งไฟล์เดิมซ้ำโดยไม่ต้องออกใบแทน ถ้าเป็นการเปลี่ยนมูลค่าเพราะลดราคาหรือคืนสินค้า ใช้ใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ตามปกติ ดูกรณีที่พบบ่อยใน ใบกำกับภาษีผิดต้องทำอย่างไร

ตรวจได้อย่างไรว่าเป็น e-Tax Invoice จริง

  • ค้นชื่อผู้ขายในหน้าตรวจสอบรายชื่อผู้ประกอบการที่เข้าระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของกรมสรรพากร
  • แบบ Time Stamp ตรวจการประทับรับรองเวลาในไฟล์ได้ที่ validation.teda.th ตามที่คู่มือกรมสรรพากรระบุ
  • แบบลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตรวจสถานะลายมือชื่อในไฟล์ว่าใช้ได้และเป็นของผู้ขาย
  • เนื้อหายังต้องครบเหมือนใบกระดาษ ดู ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีอะไรบ้าง

ใช้ e-Tax Invoice มีสิทธิประโยชน์ทางภาษีไหม

มี คณะรัฐมนตรีเห็นชอบเมื่อ 16 มิถุนายน 2569 ให้บริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลหักรายจ่ายการลงทุนและค่าบริการระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt และระบบ e-Withholding Tax ได้ 2 เท่า สำหรับรายจ่ายตั้งแต่ 1 มกราคม 2569 ถึง 31 ธันวาคม 2570 (ข่าวกรมสรรพากร ปชส. 14/2569) และหน้ากฎหมายออกใหม่ของกรมสรรพากรลงพระราชกฤษฎีกา ว่าด้วยการยกเว้นรัษฎากร (ฉบับที่ 808) พ.ศ. 2569 เรื่องนี้ไว้เมื่อ 14 ตุลาคม 2569 ก่อนใช้สิทธิควรอ่านเงื่อนไขในตัวพระราชกฤษฎีกา

เอกสารที่สำนักงานบัญชีได้รับยังปนกันทั้งกระดาษและไฟล์ buzzAI อ่านใบกำกับภาษีจากไฟล์สแกนหรือรูปถ่าย แล้วตรวจตัวเลขทุกใบด้วยกฎชุดเดียวกัน