บางรายจ่ายไม่มีใบเสร็จโดยธรรมชาติ เช่น ค่าแท็กซี่ หรือค่าวินมอเตอร์ไซค์ส่งเอกสาร ถ้าลงบัญชีโดยไม่มีหลักฐานเลย รายจ่ายนั้นอาจถูกตัดตอนคำนวณภาษี ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินคือเอกสารที่ใช้ปิดช่องว่างนี้

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินคืออะไร

คือเอกสารที่พนักงานของกิจการทำขึ้นเพื่อรับรองว่าได้จ่ายเงินไปในงานของกิจการจริง ในกรณีที่เรียกใบเสร็จจากผู้รับเงินไม่ได้ คู่มือของกรมสรรพากรจัดให้เป็นเอกสารแสดงการรับเงินแบบหนึ่ง ใช้กับการจ่ายค่าสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ด และต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่าย

ใบรับรองแทนไม่ได้ทำให้ทุกรายจ่ายใช้ได้อัตโนมัติ เป้าหมายของเอกสารคือช่วยตอบคำถามตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (18) ว่าใครเป็นผู้รับเงิน และมาตรา 65 ตรี (13) ว่าจ่ายเพื่อกิจการจริง

ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินกับรายจ่ายแบบไหนได้บ้าง

ใช้กับรายจ่ายเล็กๆ ที่ผู้รับเงินไม่ออกใบเสร็จเป็นปกติ คู่มือของกรมสรรพากรยกตัวอย่างไว้สองกลุ่ม

  • รายจ่ายที่ผู้รับเงินออกหลักฐานไม่ได้ เช่น ค่าเดินทาง ค่าแท็กซี่ ค่าจ้างคนส่งเอกสาร
  • ค่าสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดที่ผู้รับเงินให้แค่ใบส่งของ หรือใบเสร็จที่รายการไม่สมบูรณ์ เช่น ไม่ระบุชื่อกิจการที่รับเงิน

กรณีที่ไม่ควรใช้ใบรับรองแทน

  • ผู้ขายจด VAT ควรขอใบกำกับภาษี เพราะใบรับรองแทนใช้ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้
  • ผู้รับเงินยอมลงชื่อได้ ควรใช้ใบสำคัญรับเงินแนบสำเนาบัตรประชาชน
  • ค่าเช่า ค่าจ้าง หรือค่าบริการที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย เพราะต้องรู้ชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของผู้รับเพื่อออก 50 ทวิ และยื่นแบบ
  • รายจ่ายส่วนตัว ซึ่งเป็นรายจ่ายต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (3) ไม่ว่าจะมีเอกสารแบบไหน
เอกสารใครลงนามใช้เมื่อ
ใบรับตามมาตรา 105 ทวิผู้ขายออกให้ผู้ขายยอมออกใบรับ
ใบสำคัญรับเงินผู้รับเงินลงชื่อ แนบสำเนาบัตรประชาชนผู้ขายออกใบเสร็จไม่ได้ แต่ยอมลงชื่อรับเงิน
ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินพนักงานผู้จ่ายและผู้อนุมัติเรียกใบเสร็จจากผู้รับไม่ได้เลย
ใบสำคัญจ่ายผู้รับเงินและผู้มีอำนาจอนุมัติ แนบหลักฐานการโอนหรือเช็คไม่มีเอกสารแบบอื่น แต่มีหลักฐานการจ่ายที่ระบุผู้รับได้

ดูทางเลือกเมื่อบิลไม่ครบแบบละเอียดได้ในบทความบิลเงินสดใช้เป็นค่าใช้จ่ายได้ไหม

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินต้องมีอะไรบ้าง

คู่มือของกรมสรรพากรให้แบบไว้เป็นตัวอย่าง และระบุว่าต้องปรับใช้ให้เหมาะกับกิจการ รายการในตัวอย่างมีดังนี้ ใช้เป็นแม่แบบได้

  • หัวเอกสาร "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน"
  • ชื่อกิจการผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ (บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด)
  • ตาราง 4 ช่อง: วัน เดือน ปี / รายละเอียดรายจ่าย / จำนวนเงิน / หมายเหตุ
  • ยอดรวมทั้งสิ้นเป็นตัวเลขและตัวอักษร
  • ชื่อและตำแหน่งของผู้เบิกจ่าย
  • ข้อความรับรองว่ารายจ่ายเรียกเก็บใบเสร็จจากผู้รับไม่ได้ และจ่ายไปในงานของกิจการโดยแท้ พร้อมช่วงวันที่
  • ลายมือชื่อผู้เบิกจ่าย และลายมือชื่อผู้อนุมัติ

ช่องรายละเอียดคือช่องที่ทำให้เอกสารน่าเชื่อหรือไม่น่าเชื่อ ควรบอกให้ครบว่าเดินทางจากที่ไหนไปที่ไหน ไปทำงานอะไร หรือซื้ออะไรมาใช้ในงานไหน คำว่า "ค่าเดินทาง" คำเดียวไม่พอ

ตัวอย่างการเขียนใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

นางสาวพิมพ์ใจ ใจดี เจ้าหน้าที่ขายของบริษัท ตัวอย่างการค้า จำกัด ออกไปพบลูกค้าและส่งเอกสารระหว่างวันที่ 3 ถึง 5 พฤศจิกายน 2569

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

บริษัท ตัวอย่างการค้า จำกัด (ผู้ซื้อ/ผู้รับบริการ)

วัน เดือน ปีรายละเอียดรายจ่ายจำนวนเงิน (บาท)หมายเหตุ
3 พ.ย. 2569ค่าแท็กซี่ สำนักงาน ไป บริษัท สมมุติดีไซน์ จำกัด เพื่อส่งใบเสนอราคา185.00ตามใบนัดหมายลูกค้า
3 พ.ย. 2569ค่าแท็กซี่ บริษัท สมมุติดีไซน์ จำกัด กลับสำนักงาน170.00
4 พ.ย. 2569ค่าวินมอเตอร์ไซค์ ส่งเอกสารที่สำนักงานสรรพากรพื้นที่60.00
5 พ.ย. 2569ค่ารถสองแถว ไปตรวจรับสินค้าที่โกดังของบริษัท40.00ตามใบตรวจรับสินค้า
รวมทั้งสิ้น455.00

รวมทั้งสิ้น (ตัวอักษร) สี่ร้อยห้าสิบห้าบาทถ้วน

ข้าพเจ้า นางสาวพิมพ์ใจ ใจดี (ผู้เบิกจ่าย) ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่ขาย ขอรับรองว่ารายจ่ายข้างต้นนี้ไม่อาจเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ และข้าพเจ้าได้จ่ายไปในงานของบริษัทโดยแท้ ตั้งแต่วันที่ 3 พฤศจิกายน 2569 ถึงวันที่ 5 พฤศจิกายน 2569

ลงชื่อ ............ (ผู้เบิกจ่าย)

ลงชื่อ ............ (ผู้อนุมัติ)

ตรวจยอดให้ตรงทุกครั้ง: 185 + 170 + 60 + 40 = 455 บาท และตัวอักษรต้องตรงกับตัวเลข

ใช้ใบรับรองแทนอย่างไรไม่ให้ถูกตัดรายจ่าย

ทำให้ตรวจสอบย้อนได้ว่ารายจ่ายเกิดขึ้นจริงและเกี่ยวกับงานจริง กรมสรรพากรเคยตอบในหนังสือที่ กค 0706/พ.8779 (2548) ว่า ถ้าบริษัทจ่ายคืนค่าแท็กซี่ให้พนักงานตามใบขอเบิก และมีเอกสารหรือหลักฐานที่แสดงว่าจ่ายเงินให้ใคร บริษัทนำรายจ่ายนั้นไปถือเป็นค่าใช้จ่ายได้ ไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18)

แนวปฏิบัติที่ช่วยได้

  • แนบเอกสารที่โยงกับงาน เช่น ใบนัดหมายลูกค้า ใบส่งของ ใบตรวจรับสินค้า
  • ยอดเงินต้องสมเหตุสมผลกับระยะทางและงานที่ทำ
  • กิจการควรมีระเบียบหรือมติอนุมัติว่ารายจ่ายประเภทใดเบิกด้วยใบรับรองแทนได้ คู่มือของกรมสรรพากรก็แนะนำให้มีเอกสารอนุมัติจากผู้มีอำนาจประกอบ
  • ทำใบรับรองแทนเร็วที่สุดหลังจ่าย อย่าทำย้อนหลังทีเดียวตอนปิดงบ
  • อย่าใช้กับรายจ่ายที่ขอใบเสร็จได้ ศาลฎีกาที่ 2301/2531 วินิจฉัยว่าเมื่อไม่มีใบรับเงินของผู้ขายสินค้า แต่ส่งเอกสารอื่นแทนใบเสร็จ ถือว่าพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ

คู่มือของกรมสรรพากรไม่ได้กำหนดวงเงินสูงสุดของใบรับรองแทนไว้ แต่ยิ่งยอดสูงหรือเบิกบ่อย ยิ่งต้องมีหลักฐานประกอบมากขึ้น และอย่าลืมว่าการทำหลักฐานเท็จเพื่อหลีกเลี่ยงภาษีมีโทษตามมาตรา 37 จำคุกสามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับสองพันถึงสองแสนบาท

ส่วนรายจ่ายที่ผู้ขายจด VAT ให้ขอใบกำกับภาษีทุกครั้ง เพราะภาษีซื้อที่ไม่มีใบกำกับภาษีเป็นภาษีซื้อต้องห้าม ดูรายการอื่นได้ในบทความภาษีซื้อต้องห้าม และถ้าสงสัยว่าเอกสารที่ได้มาเป็นใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี ดูความต่างของสองเอกสารนี้

ถ้าใบเสร็จและบิลเงินสดของลูกค้ากองรอคีย์อยู่ buzzAI อ่านเอกสารเหล่านั้นจากไฟล์สแกนหรือรูปถ่ายและตรวจยอดให้ ส่วนรายจ่ายที่ไม่มีเอกสารเลยจริงๆ ใช้ใบรับรองแทนตามแบบในบทความนี้