เก็บเอกสารบัญชีกี่ปี? 5 ปีนับจากวันไหน และสแกนเก็บได้ไหม

ทุกปีจะมีคำถามเดิมว่ากล่องเอกสารปีเก่าทิ้งได้หรือยัง คำตอบสั้นคือ "อย่างน้อย 5 ปี" แต่ 5 ปีนับจากวันไหน และเอกสารแต่ละกองอยู่ใต้กฎหมายคนละฉบับ บทความนี้สรุปให้เอาไปใช้ได้เลย

ต้องเก็บเอกสารบัญชีกี่ปีตามกฎหมาย

อย่างน้อย 5 ปี โดยต้องดูกฎหมายสองฉบับพร้อมกัน ฉบับแรกคุมบัญชีทั้งหมดของกิจการ ฉบับที่สองคุมเอกสาร VAT

กรมสรรพากรตอบข้อหารือไว้ในแนวเดียวกัน (กค 0811(กม.04)/พ.17 ลงวันที่ 17 มกราคม 2544) ว่าทั้งสองกฎหมายกำหนดขั้นต่ำ 5 ปี และขยายได้ไม่เกิน 7 ปี

ใบกำกับภาษีหนึ่งใบจึงมักอยู่ใต้ทั้งสองกฎหมาย เพราะเป็นทั้งเอกสารประกอบการลงบัญชีและเอกสารประกอบรายงานภาษีซื้อ ถ้ายังไม่แน่ใจว่าใบไหนนับเป็นใบกำกับภาษี ดูรายการที่ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมี

5 ปีนับจากวันไหน

ให้นับจากวันที่ช้ากว่าระหว่างสองกฎหมาย และอย่านับจากวันที่ที่พิมพ์อยู่บนเอกสาร

ตัวอย่าง: บริษัทสมมติ "บริษัท ตัวอย่างการค้า จำกัด" จด VAT มีรอบบัญชี 1 มกราคม – 31 ธันวาคม 2568 ได้รับใบกำกับภาษีซื้อลงวันที่ 5 มกราคม 2568 ลงรายงานภาษีซื้อเดือนมกราคม และยื่น ภ.พ.30 ของเดือนนั้นวันที่ 15 กุมภาพันธ์ 2568

วันที่ช้ากว่าคือ 31 ธันวาคม 2573 ใบนี้จึงต้องอยู่ในกล่องเกือบ 6 ปีนับจากวันที่บนเอกสาร

ถ้ารอบบัญชีไม่ตรงกับปีปฏิทิน เช่น 1 เมษายน 2568 – 31 มีนาคม 2569 วันปิดบัญชีคือ 31 มีนาคม 2569 เอกสารทั้งรอบต้องเก็บถึงอย่างน้อย 31 มีนาคม 2574

สูตรจำง่าย: วันสิ้นรอบบัญชี + 5 ปี เป็นวันที่เร็วที่สุดที่กล่องของรอบนั้นจะทิ้งได้ ถ้าไม่มีเหตุให้ต้องเก็บนานกว่า

มีกรณีไหนที่ควรเก็บนานกว่า 5 ปี

มี และบางกรณีกฎหมายบังคับ

1. อธิบดีสั่งให้เก็บนานขึ้น ทั้งสองกฎหมายเปิดให้กำหนดได้ แต่ไม่เกิน 7 ปี
2. เลิกกิจการ ผู้จด VAT ต้องเก็บรายงานและเอกสารที่มีอยู่ในวันเลิกกิจการต่อไปอีก 2 ปี (มาตรา 87/3 (2))
3. อายุความตรวจภาษีบางกรณียาวกว่า 5 ปี กรมสรรพากรตอบข้อหารือ กค 0706/4151 (20 เมษายน 2550) ว่ากรณีที่ประมวลรัษฎากรไม่ได้กำหนดระยะเวลาไว้ เช่น มาตรา 23, 83/6 และ 91/16 เจ้าพนักงานออกหมายเรียกหรือประเมินภาษีได้ภายใน 10 ปีตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 193/31 จึงต้องมีเอกสารไว้ให้ตรวจ ส่วนภาษีเงินได้ที่ไม่ได้ยื่นแบบ ข้อหารือ กค 0811/8629 ตอบว่าประเมินได้ภายใน 10 ปีเช่นกัน
4. ยังมีเรื่องค้าง เช่น ถูกออกหมายเรียก กำลังอุทธรณ์ หรือมีข้อพิพาทกับคู่ค้า แนะนำให้เก็บจนเรื่องจบ แม้จะครบ 5 ปีแล้ว
5. เอกสารของสินทรัพย์และสัญญาระยะยาว เช่น ใบกำกับภาษีค่าเครื่องจักรหรือสัญญาเช่าหลายปี ยอดเหล่านี้อยู่ในบัญชีทุกปีจนกว่าจะขายหรือหมดสัญญา แนะนำให้แยกกล่อง และนับ 5 ปีจากรอบบัญชีสุดท้ายที่ยังใช้ยอดนั้น

สแกนเก็บเป็นไฟล์แทนกระดาษได้ไหม

ฝั่งภาษีทำได้ ถ้าทำตามเงื่อนไขของกรมสรรพากร แต่ยังไม่ควรรีบทิ้งต้นฉบับ

คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.121/2545 ข้อ 3 ให้ผู้ที่ได้รับเอกสารต้นฉบับเป็นกระดาษ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ใบรับ หรือหลักฐานรายจ่าย จัดเก็บเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ตามกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยต้องเป็นไปตามข้อ 5 และข้อ 6 ซึ่งสรุปเป็นรายการตรวจได้ดังนี้

• เปิดไฟล์ดูได้ และความหมายของข้อความไม่เปลี่ยน
• เก็บในรูปแบบที่แสดงข้อความได้ถูกต้องเหมือนตอนที่ได้รับ
• เรียกดูหรือพิมพ์ได้ทันทีเมื่อเจ้าพนักงานประเมินขอ
• ส่งออกไฟล์เป็นรายเดือนหรือรายรอบบัญชีได้
• มีการควบคุมสิทธิ์และรหัสผ่าน มีบันทึกว่าใครเข้าใช้เมื่อไร
• แก้ไขแล้วต้องเห็นรายการก่อนและหลังแก้ ห้ามลบทิ้งแบบไร้ร่องรอย
• แจ้งการจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ต่อกรมสรรพากรด้วยแบบ ภ.อ.11 (ข้อ 7 ของคำสั่งให้เจ้าพนักงานแนะนำให้แจ้ง)

ข้อที่คนมักพลาดคือข้อ 3 วรรคสอง ถ้าเจ้าพนักงานตรวจแล้วจำเป็นต้องดูต้นฉบับกระดาษ ก็มีสิทธิเรียกให้ส่งกระดาษได้ ฝั่ง พ.ร.บ.การบัญชีก็ควรสอบถามกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนทำลายต้นฉบับ วิธีที่ปลอดภัยที่สุดตอนนี้คือ สแกนไว้ใช้ทำงาน และเก็บกระดาษไว้จนครบกำหนด

ส่วนเอกสารที่เกิดเป็นไฟล์ตั้งแต่แรก เช่น e-Tax Invoice ให้เก็บไฟล์ที่ได้รับไว้ทั้งไฟล์ ไม่ใช่เก็บแค่ฉบับที่พิมพ์ออกมา อ่านต่อได้ที่ e-Tax Invoice ต่างจาก PDF ทั่วไปอย่างไร

ย้ายกล่องเอกสาร VAT ไปเก็บที่อื่นได้ไหม

ได้ แต่ต้องขออนุญาตก่อน มาตรา 87/3 ให้เก็บไว้ ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงาน หรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกำหนด

คำสั่งกรมสรรพากรที่ ท.ป.71/2540 (แก้ไขโดย ท.ป.116/2545) วางขั้นตอนไว้ว่า ถ้าจะย้ายรายงาน ใบกำกับภาษี และเอกสารประกอบของปีภาษีก่อนปีปัจจุบันไปเก็บที่อื่น เช่น โกดังหรือสำนักงานบัญชี ให้ยื่นคำร้องเป็นหนังสือผ่านสำนักงานสรรพากรพื้นที่ที่สถานประกอบการตั้งอยู่ และย้ายได้เมื่อได้รับหนังสืออนุญาตแล้วเท่านั้น

จัดกล่องเอกสารอย่างไรให้รู้ว่าทิ้งได้เมื่อไร

ใช้รายการนี้ทุกครั้งที่ปิดงวดสิ้นปี

• แยกกล่องตามรอบบัญชี ไม่ใช่ตามปีของวันที่บนเอกสาร
• เขียนหน้ากล่องว่า "รอบบัญชี 2568 เก็บถึงอย่างน้อย 31 ธ.ค. 2573"
• เรียงใบกำกับภาษีซื้อตามลำดับในรายงานภาษีซื้อ มาตรา 87/3 วรรคท้ายกำหนดให้เก็บเรียงตามลำดับและตรงกับรายการในรายงาน ดูวิธีทำรายงานในคู่มือ ภ.พ.30
• แยกเอกสารสินทรัพย์และสัญญาระยะยาวไว้กล่องต่างหาก
• ก่อนทำลาย ตรวจว่าไม่มีหมายเรียก การตรวจสอบ หรือข้อพิพาทค้างอยู่
• จดบันทึกการทำลาย ว่าทำลายกล่องไหน วันไหน ใครอนุมัติ

สำนักงานบัญชีที่ดูแลลูกค้าหลายราย ควรใช้ระบบตั้งชื่อและจัดเก็บไฟล์แบบเดียวกันทุกราย ดูตัวอย่างในวิธีลดเวลาคีย์เอกสารของสำนักงานบัญชี

ถ้าคุณสแกนเอกสารเก็บเป็นไฟล์อยู่แล้ว buzzAI ช่วยอ่านข้อมูลจากไฟล์เหล่านั้นออกมาเป็นตารางพร้อมตรวจตัวเลขได้ ลองร่วมทดสอบกับเอกสารของคุณเอง