บิลเงินสดจากร้านเล็กๆ เป็นเอกสารที่สำนักงานบัญชีเจอทุกเดือน คำถามคือบิลแบบนี้ใช้หักเป็นรายจ่ายตอนคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ไหม คำตอบขึ้นกับว่าบิลพิสูจน์ได้แค่ไหนว่าใครรับเงิน
บิลเงินสดใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้เมื่อไร
ได้ เมื่อผ่านสามเงื่อนไขของประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี ซึ่งกรมสรรพากรใช้เป็นหลักในการตรวจรายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานเพียงพอ
| มาตรา 65 ตรี | รายจ่ายต้องห้าม | คำถามที่ต้องตอบได้ |
|---|---|---|
| (9) | รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง | จ่ายเงินไปจริงหรือไม่ |
| (13) | รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ | ซื้อมาใช้ในงานของกิจการหรือไม่ |
| (18) | รายจ่ายที่ผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ | รู้ไหมว่าร้านไหนหรือใครรับเงิน |
ข้อ (18) คือจุดที่ต้องระวังที่สุดสำหรับบิลเงินสด บิลที่ไม่มีชื่อร้านหรือไม่รู้ว่าออกโดยใคร จะพิสูจน์ผู้รับเงินไม่ได้
อีกเรื่องที่ต้องรู้คือ ถ้าผู้ขายจดทะเบียน VAT ผู้ขายต้องออกใบกำกับภาษีให้ผู้ซื้อ และคู่มือของกรมสรรพากรแนะนำให้ผู้ซื้อใช้ใบกำกับภาษีเป็นหลักฐานลงรายจ่าย บิลเงินสดจึงเหมาะกับร้านที่ไม่ได้จด VAT ดูความต่างของเอกสารสองแบบนี้ได้ในบทความใบเสร็จรับเงินกับใบกำกับภาษี
บิลเงินสดต้องมีอะไรบ้าง
ให้ใช้รายการของใบรับตามมาตรา 105 ทวิ เป็นเกณฑ์ เพราะเป็นรายการขั้นต่ำที่กฎหมายกำหนดให้ผู้ออกใบรับต้องมี
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกบิล
- ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกบิล
- เลขที่เล่มและเลขที่ใบ
- วันเดือนปีที่ออก
- จำนวนเงินที่รับ
- ชนิด ชื่อ จำนวน และราคาสินค้า สำหรับสินค้าที่ราคาตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป
รายการที่กฎหมายไม่ได้บังคับ แต่ช่วยให้บิลใช้ได้จริงมากขึ้น
- ที่อยู่และเบอร์โทรของร้าน เพื่อให้ตรวจสอบตัวตนผู้รับเงินได้
- ชื่อบริษัทผู้ซื้อ เพื่อพิสูจน์ว่าเป็นรายจ่ายของกิจการ
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน
มาตรา 105 ทวิ บังคับให้ใส่ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อเฉพาะกรณีผู้ผลิต ผู้นำเข้า หรือผู้ขายส่ง ขายให้ผู้ที่ค้าสินค้าประเภทเดียวกัน กรณีอื่นไม่บังคับ แต่ถ้าบิลไม่มีชื่อบริษัท กิจการต้องหาหลักฐานอื่นมาแสดงว่าซื้อมาใช้ในงานจริง
บิลเงินสดแบบไหนที่ถูกตัดรายจ่าย
บิลที่ไม่บอกว่าใครเป็นผู้รับเงิน คู่มือของกรมสรรพากรรวบรวมคำพิพากษาศาลฎีกาไว้หลายคดีที่ชี้ไปทางเดียวกัน
- ฎีกาที่ 2735/2532 ใบรับเงินไม่ปรากฏชื่อและที่อยู่ของผู้รับเงิน แม้ยืนยันว่าจ่ายจริงและผู้สอบบัญชีรับรองแล้ว ก็ลบล้างบทบัญญัติของกฎหมายไม่ได้
- ฎีกาที่ 3071/2531 ใบรับมีแต่ชื่อ ไม่มีนามสกุลและบ้านเลขที่ของผู้ขาย ใช้ลงบัญชีรายจ่ายไม่ได้เพราะไม่รู้ว่าใครขาย
- ฎีกาที่ 4909/2538 กิจการทำหลักฐานการจ่ายขึ้นเอง แต่นำผู้รับเงินมายืนยันไม่ได้ ถือว่าพิสูจน์ผู้รับไม่ได้
- ฎีกาที่ 1933/2538 ไม่เก็บใบเสร็จค่าซื้อสินค้าไว้ เจ้าพนักงานตรวจชื่อและที่อยู่ผู้ขายไม่ได้ จึงต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18)
บิลที่ควรระวังเป็นพิเศษในงานจริง
- บิลที่เขียนแค่ "ค่าของ" หรือ "ค่าวัสดุ" ไม่มีชื่อร้าน
- บิลเปล่าที่ร้านให้มาแล้วพนักงานกรอกเอง
- บิลที่ขีดฆ่าแก้ยอดเงิน
- บิลจากร้านที่จด VAT แต่ออกบิลเงินสดแทนใบกำกับภาษี
ไม่มีบิล หรือบิลไม่สมบูรณ์ ทำอย่างไร
ทำเอกสารแสดงการรับเงินขึ้นใหม่ให้พิสูจน์ผู้รับได้ คู่มือของกรมสรรพากรเสนอทางเลือกไว้ตามลำดับนี้
- ใบรับตามมาตรา 105 ทวิ ขอให้ร้านออกใบที่มีรายการครบ
- ใบสำคัญรับเงิน ใช้เมื่อผู้รับเงินออกใบเสร็จไม่ได้ แต่ยอมลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน แนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงินซึ่งประกอบอาชีพนั้นจริง
- ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ใช้กับรายจ่ายเบ็ดเตล็ดที่เรียกใบเสร็จไม่ได้ เช่น ค่าแท็กซี่ ให้พนักงานผู้จ่ายเงินเป็นผู้รับรอง อ่านวิธีเขียนในบทความใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
- ใบสำคัญจ่าย ใช้เมื่อไม่มีเอกสารตามข้อ 1 ถึง 3 ต้องระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับ วันที่จ่าย ประเภทรายการ จำนวนเงิน ลายมือชื่อผู้รับ และผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ แนบสำเนาใบโอนเงินหรือสำเนาเช็คขีดคร่อมระบุชื่อผู้รับที่ผ่านบัญชีแล้ว ถ้าจ่ายเงินสดให้แนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับ
กรมสรรพากรเคยตอบข้อหารือที่ใช้หลักนี้ เช่น หนังสือที่ กค 0802/15656 (2531) กิจการซื้อผักผลไม้จากชาวสวนที่ไม่ออกใบเสร็จ ทำใบสำคัญจ่ายที่มีชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประชาชน วันที่ จำนวนเงิน รายการ และให้ผู้รับลงชื่อ ถือว่าพิสูจน์ผู้รับได้ ไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18)
ข้อควรระวัง: ผู้รับเงินในเอกสารต้องประกอบอาชีพนั้นจริง การนำพยานหลักฐานเท็จมาแสดงเพื่อหลีกเลี่ยงภาษีมีโทษตามมาตรา 37 จำคุกสามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับสองพันถึงสองแสนบาท
ตัวอย่าง: ตรวจบิลเงินสด 4 ใบก่อนลงบัญชี
สมมุติบริษัท ตัวอย่างการค้า จำกัด ได้รับเอกสารค่าใช้จ่ายเดือนพฤศจิกายน 2569 มาสี่ใบ
| บิล | สิ่งที่เห็น | ผลการตรวจ | ต้องทำอะไรต่อ |
|---|---|---|---|
| 1. ร้านวัสดุก่อสร้าง (ไม่จด VAT) | ชื่อร้าน ที่อยู่ เลข 13 หลัก เลขที่ วันที่ ปูน 10 ถุง × 150 = 1,500 บาท | ครบตามมาตรา 105 ทวิ | ลงรายจ่ายได้ ซื้อสินค้าไม่ต้องหัก ณ ที่จ่าย |
| 2. กระดาษเขียนว่า "ค่าของ 2,300 บาท" | ไม่มีชื่อร้าน ไม่มีเลขที่ | พิสูจน์ผู้รับไม่ได้ เสี่ยงต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18) | ขอใบรับที่ครบจากร้าน หรือทำใบสำคัญรับเงินให้ผู้ขายลงชื่อ แนบสำเนาบัตรประชาชน |
| 3. ปั๊มน้ำมันที่จด VAT ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ 535 บาท | ราคารวม VAT ก่อน VAT 500 บาท VAT 35 บาท | ใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายได้ถ้ามีลักษณะเป็นใบรับตามมาตรา 105 ทวิ แต่ขอคืนภาษีซื้อไม่ได้ | ถ้าต้องการเครดิตภาษีซื้อ ขอใบกำกับภาษีเต็มรูปแทน |
| 4. อู่ซ่อมรถของบุคคลธรรมดา ค่าซ่อม 4,000 บาท | บิลครบตามมาตรา 105 ทวิ | ลงรายจ่ายได้ แต่ค่าซ่อมเป็นค่าจ้างทำของ ยอดถึง 1,000 บาท | หัก ณ ที่จ่าย 3% = 120 บาท จ่ายสุทธิ 3,880 บาท ออก 50 ทวิ และยื่น ภ.ง.ด.3 |
บิลที่ 3 อิงหนังสือกรมสรรพากรที่ กค 0706/พ./3316 (2549) ซึ่งตอบว่าใบเสร็จค่าน้ำมันที่เป็นเอกสารฉบับเดียวกับใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใช้เป็นรายจ่ายได้เมื่อมีลักษณะเป็นใบรับตามมาตรา 105 ทวิ อ่านเรื่องสิทธิภาษีซื้อของเอกสารประเภทนี้ได้ในบทความใบกำกับภาษีอย่างย่อ
เก็บบิลเงินสดอย่างไรให้ตรวจสอบได้
แนบหลักฐานประกอบไว้กับบิลตั้งแต่วันที่จ่าย อย่ารอให้ถูกตรวจแล้วค่อยหา
- เขียนวัตถุประสงค์ไว้หลังบิล เช่น "ซื้อปูนซ่อมโกดังสาขา 2"
- แนบสลิปโอนเงินหรือหลักฐานการจ่ายถ้ามี
- ให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติในใบเบิกหรือใบสำคัญจ่าย
- สแกนเก็บเป็นไฟล์ แต่เก็บต้นฉบับไว้ด้วยตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ดูบทความระยะเวลาเก็บเอกสารบัญชี
ถ้าบิลเงินสดของลูกค้ามาเป็นรูปถ่ายเดือนละหลายร้อยใบ buzzAI อ่านบิลจากรูปและตรวจยอดรวมให้ บิลที่อ่านไม่ได้หรือรายการไม่ครบจะถูกส่งให้คนตรวจก่อนส่งออกเป็นไฟล์